Машиночитаемая доверенность представляет из себя электронный формат привычной доверенности на бумажном носителе, дающий уполномоченному лицу основания для подписания документации в электронном виде или совершения определенных действий.
Обязательное оформление такого документа требуется для сотрудников организации или индивидуального предпринимателя, так же работающих от их имени в электронном документообороте.
С 1 сентября 2023 года на смену сертификату подписи сотрудника компании пришел сертификат электронной подписи физического лица, и МЧД в данном случае является подтверждением возможности совершать конкретные действия таким лицом. Теперь подавая отчетность или направляя электронную документацию, уполномоченный по доверенности сотрудник удостоверяет их собственной подписью и прикладывает полученный файл машиночитаемой доверенности или ссылку на нее.
С ее помощью стала возможной автоматизированная проверка полномочий тех лиц, которые подписывают документы с контрагентами от лица организации или передают документы в цифровом формате в государственные органы. Это удобный и безопасный инструмент, позволяющий сократить сроки при заключении соглашений и минимизировать возможные ошибки.
Согласно требованию Минцифры это должен быть структурированный xml формат, который позволяет программе прочитывать подобные машиночитаемые документы, что в свою очередь направлено на максимально эффективную защиту прав участников оборота. Помимо соблюдения формальных требований к форме и содержанию также требуется подписание электронной доверенности со стороны руководителя юридического лица или предпринимателя усиленной электронной подписью.
Данные о таких документах подлежат специальному хранению в реестре Федеральной налоговой службы или информационных системах доверителя, оператора ЭДО, федеральных органов исполнительной власти. Также специальный сервис для создания файла с доверенностью такого типа предложен непосредственно на сайте ФНС на Госуслугах и в программном обеспечении СФР.
В отдельных случаях на практике возникает необходимость нотариального участия для соблюдения корректности оформления машиночитаемых доверенностей. В частности, при отсутствии у руководителя организации электронной подписи или истечении срока действия ее сертификата электронная доверенность создается в обычном режиме, однако для наделения ее юридической силой необходимо заверение электронной подписью нотариуса.
В отдельных случаях, касающихся МЧД, выдаваемых в порядке передоверия, также потребуется нотариальное заверение. Если такую доверенность выдает не руководитель организации или глава филиала или представительства, а рядовой сотрудник, то нотариус мчд в данном случае заверяет для обретения ей легитимности.
МЧД нотариальная доверенность вносится в общий реестр, ее подлинность может быть проверена контрагентом на сайте Федеральной нотариальной палаты.
Интересы юридических лиц при взаимодействии с контрагентами посредством электронного документооборота зачастую представляют их сотрудники. МЧД в данном случае подтверждает правомочия конкретного лица на выставление счетов или оформление закрывающих документов, сдачу налоговой отчетности в электронной системе. Непосредственному руководителю организации такая МЧД не требуется, он действует на основании электронной подписи юридического лица.
Создаваемый файл МЧД должен содержать информацию с названием, номером и сроком его действия, данные об организации, о сотруднике, выполняющем роль поверенного, а также доверяемые ему полномочия с уникальными идентификационными номерами, выбранные из специального классификатора. Допускается также описание полномочий в свободной форме. Обязательное требование — подписание МЧД квалифицированной электронной подписью работодателя.
Организация в одном документе может указать сразу несколько полномочий сотрудника. Важно отметить, что согласно новым требованиям законодательства такой поверенный подписывает электронные документы подписью физического лица и в обязательном порядке прикладывает файл МЧД или ссылку на нее.
Информация предоставленная в данной публикации не является публичной офертой. © Сайт нотариальной конторы Notarius-Goncharov.ru
